Bagaimana cara agar tidak menulis email yang menyebalkan

0
51

Setelah sebuah percakapan tentang email sindiran halus yang menjadi viral di twitter, mungkin kita perlu bertanya pada diri sendiri; apakah Anda menjadi kasar secara tidak sengaja?

Beberapa minggu yang lalu, Danielle René menimbulkan kegemparan ketika dia mentwit metode favoritnya untuk menjatuhkan seseorang secara halus di tempat kerja melalui email: menggunakan kalimat sederhana “melalui email terakhir saya”.

Selain tegurannya yang pasif agresif itu, penulis dan tenaga pemasaran yang berbasis di Washington DC juga meminta para pengikutnya untuk membagikan metode favorit mereka.

Hasilnya membukakan mata, dengan unggahan yang menjadi viral karena dicuitkan ratusan orang untuk berbagi frasa yang tampaknya tidak berbahaya, yang mereka gunakan dalam email saat mereka ingin menyampaikan pukulan secara lisan. Tetapi seringkali kita menggunakan frasa-frasa yang menjengkelkan dalam email-email kita secara tidak sengaja.

Komunikasi melalui email merupakan ladang ranjau karena Anda tidak melihat bagaimana reaksi orang.

Sekalipun Anda telah mengirimkan sebuah email dengan maksud baik yang menimbulkan sebuah respon singkat, Anda juga dapat masuk ke dalam perangkap umum ini.

Dari “seperti yang Anda ketahui” sampai”mohon sarannya”, tanggapan-tanggapan di Twitter mengungkapkan bahwa pertukaran email menjadi teka teki sosial, di mana penggunaan kata atau frasa yang salah di waktu yang salah dapat dengan mudah menimbulkan perasaan kesal dan mengganggu.

Berkomunikasi dengan email “adalah ladang ranjau karena Anda tidak melihat bagaimana orang-orang bereaksi”, kata Deborah Tannen, seorang dosen linguistik di Universitas Georgetown di Washington DC.

Ketika harus menggunakan email di tempat kerja, ada cara yang salah dan benar untuk menyampaikan maksud dan mendapatkan apa yang Anda butuhkan, tanpa disalahartikan atau membuat kesal seseorang. Berikut adalah beberapa kiat utama.

Sediakan waktu untuk memeriksa kembali

Kita semua menyampaikan maksud secara halus melalui kata-kata, nada dan tujuan khusus dalam email-email kita. Bahkan panjangnya email dan tata bahasa kita (atau kekurangannya) mengatakan sesuatu tentang proses berpikir kita.

Tetapi sulit diperkirakan bagaimana penerimaan orang lain. Seringkali, kita menekan ‘kirim’ tanpa berhenti sejenak untuk mempertimbangkan bagaimana pesan kita dapat ditafsirkan oleh penerima.

“Kita begitu nyaman dengan media ini sampai kita tidak bertanya pada diri sendiri: apakah Saya sudah cukup jelas? Apakah Saya akan dapat disalahartikan?” kata Naomi Baron, seorang dosen linguistik di Universitas America di Washington DC dan penulis Words on Screen: The Fate of Reading in a Digital World. Setelah sebuah pesan terkirim, tambahnya, “banyak yang akan menghakimimu.”

Tetap gunakan basa basi

Beberapa tahun belakangan ini, email semakin dianggap sebagai alat komunikasi yang lebih formal di tempat kerja, terutama karena berkembangnya bentuk pesan instan seperti Slack.

Para pekerja muda sekarang percaya “email ditujukan untuk orang tua”, kata Baron. “Perilaku itu membentuk kembali pertumbuhan formalitas email yang telah berlaku,” katanya.

Akan tetapi menghindari format tradisional email dan frasa-frasa dapat membuat Anda tampak kurang berpengetahuan luas, kata Madhumita Lahiri, seorang dosen bahasa Inggris di Universitas Michigan di Ann Arbor yang telah bekerja di India, Afrika Selatan dan Inggris sebelum menetap di Amerika Serikat.

Jauh dari kesan membosankan dan kuno, frasa-frasa seperti “dear” atau “semoga Anda dalam keadaan sehat” baik digunakan di awal sebuah email dan membantu pembaca untuk merasa nyaman dengan apa yang Anda tuliskan, kata Lahiri.

“Ada banyak cara yang sangat konvensional untuk memulai dan mengakhirinya, dan ini memberi tanda bahwa Anda mengetahui apa yang Anda lakukan.”.

Jangan hambar

Sekalipun Anda ingin bersikap profesional ketika menggunakan email, biarkan kepribadian Anda – dan maksud Anda – bersinar dapat menjadi hal yang baik, kata Alex Moore, salah satu pendiri alat produktivitas email Boomerang di San Francisco.

Menurut penelitian Boomerang di tahun 2016 terhadap 350.000 urutan email yang sudah dibaca, email-email yang lebih positif atau negatif ditemukan mendapat tingkat tanggapan yang mencapai 10-15% lebih besar daripada email-email yang terdengar netra,

“Anda tidak ingin menjadi sangat positif atau sangat negatif, tetapi orang-orang masih menanggapi emosi bahkan dalam bentuk tertulis,” kata Moore.

Tetap sederhana

Menurut riset Boomerang, bahasa email yang sederhana mendapatkan tanggapan yang terbaik. Penelitian-penelitian di perusahaan telah menemukan bahwa email-email yang dituliskan pada level tingkat tiga meraih peringkat 53% dibandingkan 39% penulisan tingkat universitas, dan 46% untuk penulisan tingkat taman kanak-kanak.

Tetapi menggunakan bahasa yang sederhana juga akan membantu Anda menghindari misinterpretasi budaya. Anda mungkin akan berpikir bahwa Anda berlaku sopan dengan ungkapan-ungkapan Anda yang luhur, tetapi sebenarnya apa yang Anda sampaikan dapat diterima sebagai hal yang negatif di beberapa bagian dunia, Lahiri memperingatkan.

Di Inggris, katanya, menuliskan “sayangnya…” atau “Saya menyesal…” dianggap merupakan ungkapan yang sopan, tetapi ungkapan-ungkapan tersebut dapat membuat pembaca di tempat lain tersinggung. Misalnya di Amerika Serikat, “sangat mudah untuk mengucapkan terima kasih,” katanya. “Ungkapan seperti ‘Saya khawatir’ dapat memperoleh emosi negatif sebagai lawan dari sekedar bersopan santun di Amerika Serikat.”

Hati-hati dengan tanda baca yang membingungkan

Pendapat bisa berbeda-beda bila menyangkut tanda seru, tanda kutip dan huruf kapital, dan penggunaannya di dalam sebuah email mengatakan sesuatu tentang si pengirim.

Sementara orang-orang yang lebih muda mungkin memeriahkan email dengan tanda seru untuk tampak lebih ramah, para pekerja yang lebih tua menggunakannya lebih hati-hati.

Bagi mereka yang berusia duapuluhan, “tanda seru hanya berarti Anda berteman, sementara untuk periode yang lain hal ini memberi tanda serius,” kata Lahiri.

Tanda kutip dapat menjadi sama membingungkannya, menandakan akhir dari sebuah kalimat bagi orang-orang yang lebih tua, tetapi memiliki konotasi negatif bagi orang-orang yang lebih muda.

Semua huruf kapital di dalam sebuah email dapat berarti ekspresi marah bagi beberapa orang, tetapi hal itu tidak selalu jadi masalah jika digunakan oleh generasi yang lebih tua.

Kita semua merefleksikan emosi dan gaya bahasa yang berbeda dalam tulisan kita

Dan, penafsiran email dapat berbeda tergantung gender. Dalam penelitiannya, Tannen menemukan bahwa para perempuan yang tidak menggunakan tanda seru, pengulangan huruf (seperti ‘soooo’ atau ‘loooove’) atau penanda emosi lainnya di dalam email akan ditafsirkan berkarakter dingin oleh beberapa penerima.

Tetapi kaum laki-laki yang mengirimkan email secara langsung dengan sedikit emosi tidak akan dianggap begitu, katanya.

Para lelaki juga cenderung mengirimkan email pendek dan sering termasuk lelucon, yang dapat disalahartikan oleh penerima email, Tannen memberi peringatan.

“Waspadalah pada apa yang disampaikan fenomena ini tentang Anda dan bagaimana mereka ditafsirkan,” tambahnya.

Tajamkan nada

Meskipun memulai komunikasi email dengan sopan santun profesional selalu merupakan hal yang baik, Anda dapat membuang formalitas saat hubungan berkembang dan Anda menjadi lebih akrab dengan seseorang. Trik lain yang direkomendasikan Tannen adalah menirukan nada dari orang yang Anda kirimi email.

Dan jika Anda masih merasa khawatir tentang bagaimana email bisnis Anda ditafsirkan, teknologi dapat membantu. Alat-alat daring termasuk Boomerang’s Respondable dan IBM Watson’s Tone Analyzer dapat membantu Anda menguraikan pesan tersembunyi dalam pesan Anda, atau pesan orang lain

“Kita semua mencerminkan emosi dan gaya bahasa yang berbeda dalam tulisan kita,” kata Rama Akkiraju, seorang insinyur di divisi IBM’s Watson di San Jose, kampus California.

Kepandaian artifisial ini menganalisis semua dari pilihan kata sampai panjang dan tanda baca dari sepotong teks untuk kemudian dijelaskan kepada Anda apakah hal ini terdengar terlalu terbuka, bertanya, setuju atau percaya diri.

Pikirkan kata penutup Anda

Cara terbaik untuk mengakhiri sebuah email adalah dengan mengharapkan dan menyampaikan rasa terima kasih, kata pemilik Boomerang, Moore.

Mengakhiri dengan “terima kasih sebelumnya” menghasilkan tingkat tanggapan sebesar 65% dalam penelitian Boomerang, yang tertinggi dari kata-kata penutup manapun.

Kata penutup lain yang berhasil adalah: terima kasih, serta terima kasih dan salam manis. “Anda perlu memperlihatkan beberapa jenis terima kasih yang menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang bisa menghargai,” kata Moore.

Tetapi terlalu mendesakkan suatu tanggapan, seperti contohnya “jangan ragu-ragu untuk menelpon” bisa lebih berakibat buruk danbukan berdampak positif, kata Lahiri.

“Ungkapan itu benar-benar suatu ungkapan pasif agresif,” karena hal ini membuat pembaca berpikir dua kali tentang akibat dari jawaban mereka, tambahnya.

Apapun yang tertulis selalu berisiko disalahartikan, jadi jika suatu saat Anda memberikan jawaban yang cepat – coba periksa kembali apakah Anda tidak tampak agresif tanpa disadari. Kecuali, tentu saja, hal itu memang yang Anda inginkan.

Sumber : bbc.com